Werken met Teams: duidelijke afspraken

thuiswerken-gedrag

Barbara Wolters, expert business productivity, deelt haar beste tips voor efficiënt thuiswerken met Teams. Barbara: “om alles uit Teams te halen, moet je duidelijke afspraken maken met je collega’s. Echt efficiënt samenwerken op afstand vraagt om een aantal belangrijke gedragsveranderingen.”

Samenwerken met collega’s 

  1. Manage de verwachtingen. Leg afspraken vast in een Team. Gebruik hiervoor een OneNote tab in het algemene kanaal van Teams.
  2. Bepaal voor jezelf welke obstakels je tegen zou kunnen komen. Maak hiervoor een eigen document in Onedrive. Toets deze na een maand, misschien kun je wel weer een aantal wegstrepen. Zo niet, maak dit dan bespreekbaar in het team.
  3. Kom je ergens niet uit? Er zijn altijd collega’s die je graag willen helpen, dus stel hen jouw vraag.
  4. Soms gaat het mis, niet te moeilijk over doen: oeps, toch weer een document gemaild in plaats van gedeeld…. Het gebeurt ons allemaal weleens. Je hebt elke dag een kans om opnieuw te beginnen.

Afspraken maken met je collega’s 

  1. Zorg voor een goede naamgeving en indeling: zo weet iedereen of een Team is bedoeld voor een project, afdeling, of een klant.
  2. Spreek af om intern geen e-mails meer te versturen (en al helemaal niet met bijlages!). Maak in plaats hiervan gebruik van post in een Team als je wilt dat alle teamgenoten op de hoogte zijn van onderwerpen die belangrijk zijn in het team. Met @naam kun je iemand specifiek ergens op attenderen.
  3. Wil je 1-op-1 met iemand iets bespreken, gebruik dan de chatfunctie. Deze kun je ook gebruiken voor een groepschat. Geef de groep een naam en voeg de contacten met @ toe. Dit kunnen ook externen zijn.
  4. Maak een afspraak voor het plaatsen van de documenten. In de tab ‘algemeen’ kun je alle documenten plaatsen voor het hele team. Voor subgroepen kan je kanalen aanmaken. Maak duidelijke afspraken over wanneer je een kanaal aanmaakt en leg dit vast in het Teamdocument met afspraken (zie ‘hoe werk je samen met collega’s).
  5. Je kunt ook mailen in een kanaal. Zo houd je overzicht in de chats.
  6. Gebruik je videobellen voor Teammeetings, maak dan de afspraak of je de camera aandoet; dat maakt het wel een stuk persoonlijker.

Wees lief voor elkaar en jezelf

  1. Zorg dat je profiel up-to-date is, inclusief een foto.
  2. Geef anderen een complimentje: zie je dat een collega goed bezig is? Niets leuker dan een complimentje geven of krijgen. Dit doe je in Teams via ‘praise’.
  3. Doe je haar goed als je gaat vergaderen met video. 😉
  4. Demp je geluid als je in de auto zit of je huisgenoot de vaatwasser uitruimt. Dat voorkomt hinderlijke achtergrondgeluiden.

Thuiswerken vraagt om gedragsveranderingen

  1. Houd het klein: verander één gewoonte per keer.
  2. Doe het samen: samen houd je elkaar scherp in de te veranderen gewoontes, geef positieve feedback.
  3. Creëer een routine: begin elke dag met kijken naar Teams.
  4. Beloon jezelf.

 Op de hoogte blijven

  1. Start iedere dag op met Teams.
  2. Kijk in Activiteit.
  3. Je kan ook de app downloaden. Zo heb je altijd de actuele informatie, waar je je ook bevindt.
  4. Je kunt vergaderingen opnemen indien niet iedereen aanwezig is, zij kunnen dan op een later tijdstip de vergadering terugkijken.

Wij zijn ook benieuwd naar jouw Teams-lessen van de afgelopen weken! Deel ze op onze LinkedIn-pagina.