Op koers naar een datagedreven organisatie?

Organisaties vergaren steeds meer data. Data die zal helpen om betere beslissingen te nemen. Zaak dus om relevante data zo snel en betrouwbaar mogelijk om te zetten in heldere inzichten. De ontwikkelingen rondom Self Service Business Intelligence (SSBI) gaan dan ook razendsnel. In hoeverre heb jij al koers gezet naar datagedreven werken en selfservice analyses en dashboards?

Om het succes van producten en diensten gericht te kunnen monitoren en verbeteren, is het cruciaal dat bedrijven de data zij verzamelen met een hoge frequentie verwerken en analyseren. De bekendste manier om dit te doen is natuurlijk Excel. Medewerkers die goed met spreadsheets overweg kunnen, maken hier veel gebruik van voor het verkennen, visualiseren en presenteren van data. Nadeel is dat de herkomst en betrouwbaarheid van de data niet altijd even helder is. Doordat medewerkers belangrijke rapportages in lokale software beheren, ontstaat er een decentraal netwerk aan beschikbare informatie.

ACTIEGERICHTE INZICHTEN

Onder het mantra ‘five minutes to wow’ verovert Microsoft in een hoog tempo de markt met de PowerBI Suite. Deze maakt het werken en beslissen met behulp van data toegankelijker dan ooit. Met PowerBI bouw je herbruikbare (big) data-modellen die snel antwoord geven op de belangrijkste vragen. Hierbij kun je gegevens uit verschillende bronnen combineren en geavanceerde berekeningen gebruiken. Tevens maak je de resultaten van een model op een aansprekende manier zichtbaar in dynamische, interactieve rapporten. Naast datamodellen en rapporten bevat het PowerBI platform een belangrijke derde laag: dashboards. Het idee van dashboards is dat onderdelen van rapporten worden gebundeld, zodat gebruikers rechtstreeks zicht hebben op de gegevens die het belangrijkst voor hen zijn.

ANALYSE, VISUALISATIE ÉN INTEGRATIE

PowerBI heeft zich in korte tijd een plaats verworven in de door marktonderzoeksbureau Gartner samengestelde top drie van self-service BI-producten. Wat PowerBI voor veel organisaties een voor de hand liggende keuze maakt, is het feit dat ze in hun bedrijfsvoering al volop gebruikmaken van Microsoft-producten. Hierdoor kunnen zij – naast de uitgebreide analyse- en visualisatiemogelijkheden – tevens hun voordeel doen met de naadloze integratie met Excel, SharePoint, OneDrive, Azure en Dynamics Business Central (-NAV), CRM en 365. Het mooie is dat daarnaast ook databronnen zoals Facebook of Twitter benaderbaar gemaakt kunnen worden. Zo worden data schijnbaar moeiteloos getransformeerd in actiegerichte inzichten.

Met PowerBI haal je veel meer waarde uit de Microsoft Dynamics Business Central (-NAV) en CRM opgeslagen data. Voor deze systemen geldt dat de datastructuur primair is ingericht op het invoeren en verwerken van gegevens, en niet op het genereren van op maat gemaakte rapporten en dashboards. Bij het ophalen van grote hoeveelheden data bestaat bovendien het risico dat de database overbelast raakt en impact heeft op de performance van de applicatie. Vandaar dat er een extra stap nodig is om grote hoeveelheden data uit verschillende databronnen op een verantwoorde manier te ontsluiten voor analysedoeleinden.

ÉÉN VERSIE VAN DE WAARHEID

Regelmatig helpen wij opdrachtgevers om deze extra stap uit te werken. Hierbij hebben wij goede ervaringen met de Business Intelligence-oplossing Jet Enterprise. Met behulp van Microsoft SQL Server-technologie voegt deze oplossing verschillende databronnen samen in een datawarehouse. Jet Enterprise bevat zeven vooraf gedefinieerde Online Analytical Processing cubes ofwel OLAPkubussen. Deze zijn speciaal voor de Dynamics Business Central (-NAV) -database ontwikkeld. De kubussen lezen en combineren de data, en structureren de gegevens waardoor ze direct aan PowerBI aangeboden kunnen worden. Op deze manier voorziet Jet Enterprise in het gehele proces van extractie, transformatie en laden, ofwel ETL. Vanzelfsprekend kunnen eigen kubussen worden opgemaakt.

Waar het op neerkomt, is dat in het OLAP-model meetwaarden en dimensies worden gedefinieerd. Meetwaarden zijn de getallen die gerapporteerd worden zoals omzet, verkoopkosten, winst en ROI. Dimensies zijn de zaken waarop de meetwaarden betrekking hebben, zoals artikelen, geografie, markt, product, verkooporganisatie. Met het OLAPmodel worden de kubussen gebouwd. Die bevatten alle benodigde data en zijn de databron voor PowerBI. Hierdoor werkt iedereen met actuele data vanuit hetzelfde systeem en is het niet meer nodig om telkens opnieuw rapporten samen te stellen. Klikken op ‘verversen’ is voldoende.

KPI’S ALS STARTPUNT

Het succes van SSBI hangt sterk af van de manier waarop een organisatie omgaat met haar kritische prestatie-indicatoren ofwel KPI’s. Daarom is het enorm belangrijk dat je doorhebt waar de organisatie op wordt gestuurd. De BI-consultant dient hiertoe zoveel mogelijk in de huid van de doelgroep te kruipen. Wat bepaalt het resultaat en succes? KPI’s laten zien in hoeverre de doelstellingen bereikt worden. Met behulp van PowerBI wordt de set van KPI’s ‘gevoed’ vanuit de onderliggende applicaties en databases. Vervolgens krijgen deze data een ‘gezicht’ in de vorm van gemakkelijk te delen rapporten en dashboards. Tevens maakt PowerBI het de gebruiker zo gemakkelijk mogelijk om een persoonlijke combinatie van analyses, bedrijfsrapportages en realtime informatie samen te stellen.

EVERYBODY’S BUSINESS

Analyses met PowerBI helpen organisaties om zaken meetbaar te maken. Belangrijk voor finance en verkoop, maar ook voor bijvoorbeeld marketing en HR. Door deze afdelingen in staat te stellen zélf vraagstukken te beantwoorden, wordt de analytische slagkracht enorm vergroot. Zo wordt Business Intelligence uiteindelijk ‘everybody’s business’. Als jouw organisatie over Office 365 beschikt en gewend is aan Excel, is deze stap eenvoudiger dan je wellicht denkt. Onze ervaren BI-specialisten helpen je graag bij het organiseren van de data en de back-end. Zo kun je PowerBI optimaal benutten voor alles wat met het analyseren van data te maken heeft.