Hogeschool Inholland: social intranet

Inholland-referentie-Intranet

Iris, vanuit perspectief van de student

Hogeschool Inholland wilde al een tijd een social intranet opzetten; een portaal voor docenten, studenten en staf dat informatie zou ontsluiten en applicaties zou integreren. Het doel hiervan was een optimale ontsluiting van de digitale leer- en werkomgeving. Daarnaast moest het portaal personaliseerbaar zijn en moest het voor de gebruikers eenvoudig zijn om snel antwoorden op hun vragen te vinden. Het portaal moest gebruikmaken van nieuwe technologieën, zoals conversational interface, BOT-technologie, AI en machine learning om de gebruikerservaring naar de toekomst te optimaliseren. Rogier Nijenhuis (Principal Consultant Workplace bij Broad Horizon) besloot samen met Inholland het project op een vernieuwende manier vorm te geven.

Zelfstandigheid als uitgangspunt

“Normaal werken wij met de Waterval- of Scrum-methode, maar in dit project namen we als uitgangspunt dat Inholland zelfredzaam moest zijn op het gebied van Synigo Pulse, hun sociale intranet, als het project afgerond was. Het idee hierachter was om het beheer zelf te kunnen doen, trainingen te kunnen geven en het CMS te kennen. Hiervoor is een werkmodel opgezet met counterparts. Dit betekende dat als vanuit Broad Horizon een applicatiespecialist aan een bepaald onderdeel werkte, er ook een applicatiespecialist vanuit Inholland op hetzelfde onderdeel werd gezet. De specialisten hebben onderling een soort mini-projecten gedaan, waardoor er heel snel kennisoverdracht ontstond. Deze manier van co-creatie en gedeelde verantwoordelijkheden beviel goed en genereerde al snel resultaat.”

Iris, vanuit perspectief van de medewerker’

Vraag en antwoord in plaats van grasduinen

De projectmanager van Inholland, de  counterpart van Rogier, was Derk Riesthuis (projectmanager ICT bij Inholland). Derk: “wij werden gedeeltelijk een beetje ‘gedwongen’ om naar iets nieuws te kijken. Intranet draaide op SharePoint 2007, dat niet meer ondersteund wordt door Microsoft en daarnaast niet heel goed werd gebruikt. De informatie die op intranet stond klopte lang niet altijd en voorzag daarnaast niet in de behoeften van de studenten en medewerkers. We deelden informatie vanuit een ‘zend’-uitgangspunt, zonder er goed bij stil te staan of de studenten en medewerkers wel op zoek waren naar die informatie. Met het inrichten van de knowledge-base (Weten en Regelen) van Synigo probeert Inholland beter aan te sluiten op de vraag en daarmee te voldoen aan de behoeften van studenten, docenten en staf. De structuur van vraag en antwoord en thema’s en categorieën, in plaats van zelf moeten zoeken naar informatie, past veel beter bij een moderne onderwijsinstelling. Het moest eenvoudiger zijn om je weg te vinden in alle applicaties van Inholland, je vragen moesten beantwoord worden en het moest een kanaal zijn voor de communicatieafdeling. Door al deze vereisten onder elkaar te zetten, kwamen we uit bij Synigo Pulse: één pagina, een portaal tot alles. Daarnaast heeft Synigo een hoge Office 365-integratie. Naar deze synergie waren we ook op zoek.”

Op zoek naar een nieuwe manier van denken

“In eerste instantie was het project gericht op het inrichten van het portaal en het onderdeel Weten en Regelen van de stafafdelingen (HR, ICT en de studentenorganisatie), want die hadden de meeste informatie en waren het beste georganiseerd. Dat was een relatief eenvoudige stap. Hierdoor hadden we niet veel implementatiehulp nodig. Daarnaast zijn er ook enkele integraties met andere systemen gerealiseerd. Zo kunnen studenten nu bijvoorbeeld hun studievoortgang zien in het portaal. Dit soort informatie wordt in een widget geplaatst, die door de gebruiker zelf te kiezen is. Het Weten en Regelen heeft veel voeten in de aarde gehad. Hierin stond een andere manier van denken centraal, namelijk vanuit de vraag in plaats van het traditionele informatie-denken. Dat is nog steeds een aandachtspunt.”

Zelf op weg naar de toekomst

“Momenteel zijn we met twee dingen bezig: de rest van de content overzetten, want we willen ons oude intranet uitzetten. Daarnaast zijn we bezig met de optimalisering en verdere inrichting van de organisatie rondom het nieuwe portaal (Governance). De afgelopen maanden hebben we veel geleerd over wat wel en niet handig is. Deze leermomenten leggen we nu vast en worden geïmplementeerd. Hoe zorgen we ervoor dat het een geoliede machine wordt? Dat is ons volgende traject.”