Big Bazar: de Cloud is onze nieuwe standaard

De discountketen Big Bazar bestaat sinds 2007 en is in de afgelopen jaren in snel tempo uitgegroeid tot een discountformule met nagenoeg landelijke dekking in Nederland en een aantal winkels in België. De missie van Big Bazar is om “het dagelijks leven goedkoper, makkelijker en leuker maken.” Dit doet de organisatie door klanten duizenden artikelen onder één dak te bieden. In 2018 heeft het bedrijf Microsoft Dynamics 365 geïmplementeerd. We spreken met Evert Zaal, IT-manager van Big Bazar, over werken met D365 en de cloud.  

Afsplitsing  

“De IT van Big Bazar moest een aantal jaar geleden om strategische redenen afgesplitst worden van die van Blokker Holding. Hierbij kwamen we voor een aantal keuzes te staan, waaronder over de implementatie van een ERP-systeem. We zaten toen nog in het oude goedereninformatiesysteem van Blokker. Hiervoor zagen we Dynamics als goed alternatief. Het is een eenvoudig systeem, dat past bij de omvang van een bedrijf als Big Bazar. Op ons hoofdkantoor werken zo’n zestig tot zeventig mensen. We besteden veel uit, dat is eigenlijk de kern van hoe we dingen doen. We zochten dus naar een klein systeem dat niet alles hoeft te kunnen. Ik werd betrokken bij de eindimplementatie, omdat ik veel ervaring heb met de Cloud en Microsoft Cloud. In het laatste weekend voor de implementatie zijn we heel druk geweest. We hebben alle data verhuisd van het oude systeem en geladen in Dynamics. Op maandag waren we live. Hier is een uitgebreide periode aan voorafgegaan met testen met key users. Voor iedere afdeling hebben we een key user benoemd die aangaf wat in het systeem nodig was. Broad Horizon was nauw betrokken bij dit proces. Samen hebben we gekeken hoe we het konden laten landen binnen de organisatie, bijvoorbeeld met trainingen en een voorlichting.”  

IT; veel doen met beperkte middelen 

“We hebben vanaf dag één gezegd: geen maatwerk. Als het systeem niet aansluit op het proces, dan passen we het proces aan en niet het systeem. Hierdoor was het af en toe lastig voor andere afdelingen om te wennen aan de overschakeling van een app die volledig op maat was gemaakt, naar een applicatie die meer generiek werkt. De eerste anderhalf jaar na de implementatie hebben we veel wijzigingen doorgevoerd. Hierover hadden we een heel systeem afgesproken met Broad Horizon. Iedere twee weken hadden we een mini-release, waarvoor we wensen verzamelden en implementeerden. Iedere afdeling moest in iedere ronde meedoen. Nu het staat, voelen we er ons goed over.  

De IT-kosten liggen niet zo hoog in deze organisatie. We doen veel met beperkte middelen. Een voorbeeld hiervan zijn de handscanners uit de winkels. Het personeel gebruikt deze om prijzen op te vragen en artikelen te scannen. Deze scanners zijn van ver voor de Cloud. Toch is het ons gelukt om ze cloud connected te maken. We proberen alles wat we hebben slimmer en meer connected te maken met de mogelijkheden die Microsoft biedt.”  

De Cloud, what else? 

“Het voordeel van de Cloud is dat je geen hardware koopt. De software is een dienst, waardoor je de afdeling kleiner houdt. De Microsoft Cloud is pay-per use. Hierdoor biedt het de mogelijkheid om je server schaalbaar in te zetten. Als ik een server ‘s nachts uitzet, kost het mij bijvoorbeeld geen geld. Een van de belangrijkste eigenschappen van de Microsoft Cloud is dat dit veruit de compleetste is. Ik vind werken in de cloud de-facto standaard.  Sinds ik in de Cloud werk, snap ik een keuze voor on-premise niet meer. Op basis van hoe makkelijk wij kunnen doorontwikkelen en profiteren van de Clouddienst, geloof ik er heilig in.”